Politique de confidentialité & RGPD
Dernière mise à jour : 14 octobre 2026
La présente politique explique quelles données personnelles Shilat collecte, pourquoi, combien de temps elle les conserve et quels sont vos droits. Elle s’applique aux visiteurs du site, aux clients de Shilat (artisans, commerçants, TPE) et aux clients finaux de ces derniers dont les données transitent par nos services.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est la société N.S.Z. COMMUNICATION, nom commercial SHILAT SOLUTIONS, 35 rue Alfred Brinon, 69100 Villeurbanne, France, joignable à contact@shilat.fr. Pour les données de leurs propres clients traitées via nos outils (CRM, standardiste, WhatsApp), l’artisan client est responsable de traitement et Shilat agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
2. Données collectées
- Prospects / contact : nom, téléphone, e-mail, métier, message.
- Clients Shilat : coordonnées, informations d’entreprise, données de facturation.
- Clients finaux : nom, téléphone, e-mail, motif de la demande, rendez-vous.
- Appels : enregistrement et/ou transcription des appels pris par la standardiste IA.
- Messages : contenu des échanges via le bot assistant et l’assistant WhatsApp.
- Données techniques : logs de connexion, adresse IP, cookies nécessaires.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Répondre à une demande de rappel / de devis | Mesures précontractuelles |
| Fournir les services souscrits (standardiste, CRM, site, facturation, bot) | Exécution du contrat |
| Prise de rendez-vous et création de fiches clients | Exécution du contrat / intérêt légitime du client |
| Enregistrement / transcription des appels | Intérêt légitime (qualité, suivi) — information des interlocuteurs |
| Facturation et obligations comptables | Obligation légale |
| Amélioration du service et mesure d’audience | Intérêt légitime / consentement |
4. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont jamais vendues. Elles peuvent être traitées par des sous-traitants techniques, strictement pour le fonctionnement du service :
- Hostinger — hébergement de la plateforme et des données.
- Stripe — paiements, abonnements et calcul des taxes.
- Vapi — infrastructure d’assistant vocal (standardiste téléphonique).
- Deepgram — transcription de la parole.
- OpenAI — génération de réponses, devis, e-mails.
- Opérateurs télécom et fournisseurs SMS / WhatsApp Business pour l’acheminement des communications.
Chaque sous-traitant est encadré par un accord de traitement (DPA). Lorsqu’un transfert hors UE a lieu, il est encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne).
5. Durées de conservation
- Prospects sans suite : 3 ans à compter du dernier contact.
- Données clients : durée de la relation contractuelle, puis archivage légal.
- Documents comptables et factures : 10 ans (obligation légale).
- Enregistrements et transcriptions d’appels : la durée est configurée par l’entreprise dans les paramètres de sa standardiste. À l’échéance, ces éléments deviennent inaccessibles depuis le CRM et leur suppression est prise en charge par le traitement de rétention. Les résumés utiles au suivi d’un dossier client sont conservés séparément.
6. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Vous pouvez les exercer à contact@shilat.fr.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.
7. Sécurité
Shilat met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement des flux, contrôle d’accès, sauvegardes) pour protéger les données contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation.
8. Cookies
Le site utilise uniquement les cookies nécessaires à son fonctionnement et, le cas échéant, des cookies de mesure d’audience. Aucun cookie publicitaire tiers n’est déposé sans votre consentement. Vous pouvez gérer vos préférences depuis votre navigateur.
9. Connexion facultative à Google Agenda
La connexion à Google Agenda est facultative. L’administrateur de votre espace artisan l’autorise depuis sa propre session, puis choisit un agenda auquel son compte Google a accès. Le parcours de connexion demande la consultation de votre liste d’agendas et la lecture, la création, la modification et la suppression d’événements. Il ne demande pas l’accès à Gmail. La liste sert à choisir l’agenda à synchroniser ; seuls les événements de l’agenda choisi sont utilisés pour cette synchronisation.
Shilat reçoit les informations des agendas accessibles (identifiant, nom, fuseau horaire et droit d’écriture) et les événements de l’agenda choisi. Pour les nouveaux événements externes importés, le CRM enregistre un créneau « Occupé », ses dates et son identifiant Google ; le titre est lu pour rapprocher les événements, mais n’est pas conservé comme titre privé dans cet import. Les descriptions et les participants ne sont pas exploités ni conservés par cet import. Les rendez-vous déjà liés au CRM peuvent conserver leurs informations et leurs modifications.
Les rendez-vous Shilat envoyés à Google comprennent leur titre, leurs dates et, lorsqu’elle est renseignée, leur description. Ces données servent au planning et à la synchronisation dans les deux sens : les modifications et annulations dans Shilat peuvent être répercutées chez Google, et réciproquement. Les utilisateurs autorisés de votre espace peuvent voir les rendez-vous selon leurs droits et leurs affectations. Lorsque vous utilisez les fonctions d’assistance et de planning, les éléments d’agenda nécessaires, notamment les disponibilités et les informations déjà présentes dans le CRM, peuvent être transmis à nos prestataires d’IA, dont OpenAI, pour préparer les réponses. Des éléments peuvent également figurer dans les historiques et résumés de l’assistant.
Les jetons d’accès et de renouvellement du nouveau parcours de connexion sont chiffrés côté serveur. Shilat conserve aussi les informations de liaison et les rendez-vous dans votre espace. La fenêtre consultée pour synchroniser l’agenda n’est pas une durée d’effacement des données. Déconnecter Google dans Shilat arrête la synchronisation et efface les jetons de la connexion courante ; cela ne supprime pas les rendez-vous, leurs liens, les traces de connexion ou les historiques de l’assistant, et ne révoque pas automatiquement l’autorisation dans votre compte Google. Vous pouvez retirer cette autorisation chez Google et demander l’effacement des données conservées à contact@shilat.fr. Les durées et droits indiqués plus haut restent applicables ; une annulation peut conserver un historique dans le CRM.
Shilat s’engage à limiter l’utilisation et les transferts des données obtenues par les API Google aux fonctions visibles et consenties décrites ici, conformément à la Google API Services User Data Policy, notamment ses exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »). Cet engagement exclut la vente, les usages publicitaires, l’évaluation de crédit et l’entraînement de modèles d’IA généralistes avec ces données. Les transferts et l’accès humain restent soumis aux seuls cas autorisés par cette politique.
10. Contact
Pour toute question relative à vos données : contact@shilat.fr.
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